Las reuniones siempre han sido esenciales para cualquier clase de negocio o relación. Una “reunión”, según su definición es “el acto en el que se reúnen varias personas con el propósito de discutir o conversar aspectos importantes de su diario vivir”. Cuando se habla de negocios, las reuniones entre líderes, empresarios, gerenciales y empleados se convierte en compulsoria ya que, con esto, se mantienen funcionando de manera transparente las operaciones de las empresas y negocios.

Las reuniones de negocios siempre van a ser una parte de suma importancia en cualquier emprendimiento ya que una comunicación directa con las personas que componen diferentes cargos y su propósito siempre debe ser llegar a acuerdos razonables en todos los aspectos, definir objetivos o compararlos que se han delineado previamente, vigilar de cerca la productividad del negocio, entre otros detalles significativos. Luego de la pandemia, y como consecuencia de ésta, son cada vez más las empresas que se unen al trabajo a distancia, por lo que las reuniones virtuales se han hecho muy populares.

Para lograr la evolución deseada y un buen manejo de las empresas se recomienda tener en cuenta ciertos detalles que te ayudan a lograr reuniones ordenadas y productivas. Hablar claro siempre será lo más importante.

5 clases de reuniones

1. Para tomar decisiones– son las más que se celebran dentro de cualquier empresa.
2. De innovación – donde el equipo ofrece sus ideas para traer nuevos proyectos, incluso, para modernizar la empresa.
3. Informativas – lleva información relevante a los miembros del equipo.
4. Ejecutivas– las que llevan a cabo los altos ejecutivos de la empresa y donde se espera llegar a acuerdos oficiales.
5. “Team Building”– el tiempo se utiliza para organizar equipos de trabajo, de esta forma, se espera que mejore el trabajo en equipo dentro de la empresa.

Prepara una reunión exitosa

1. Participantes– Ten presente el número de participantes que debes convocar a la reunión.
2. Convocatoria- Convocar a una reunión puede hacerse por correo electrónico o a través de un comunicado interno. Incluir el lugar, la hora y la fecha son elementos imprescindibles. También debe incluirse los temas que se tratarán en dicha reunión.
3. Horario y lugar- debe ser uno conveniente para todas las partes.
4. Objetivos- Deben estar muy claros cuando se cite a una reunión; esto evita perder tiempo en cosas que no sean relevantes. Prepárate con todos los aspectos importantes que desees cubrir.
5. Prepara una Agenda y, en la medida de lo posible, déjate llevar, estrictamente, por ella.
6. Dirección- Siempre debe haber una persona líder que dirija la reunión, conocido como “moderador”, esto ayudará a mantener el control en todo momento. Otro detalle importante, que no debes dejar pasar, es nombrar algún miembro que lleve una “Minuta” – es lo que se conoce como el resumen de todo lo sucedido en la reunión: acuerdos, situaciones relevantes, objetivos, etc. Esto debe quedar por escrito, si es posible, firmado por todos los participantes al finalizar la misma. ¿Por qué? En realidad, algunas reuniones son solo informativas, pero otras son en extremo importantísimas para la empresa y las decisiones que se tomen son cruciales, por lo que se debe documentar lo que se discute y los acuerdos a los que se llega. Además, sirven como referencia para futuras reuniones, incluso, para posibles reclamaciones sería de utilidad.